Κάθε οργανισμός επιθυμεί και επιδιώκει τα βέλτιστα αποτελέσματα. Κάποιοι οργανισμοί σταθερά ξεπερνούν τον ανταγωνισμό, ενώ άλλοι κωλυσιεργούν και μένουν πίσω.

Tα τελευταία χρόνια, η έρευνα PMI’s Pulse of the Profession έδειξε ότι επιτυχημένοι οργανισμοί – αυτοί που ολοκληρώνουν το 80% των έργων εντός χρονικών ορίων, προϋπολογισμού και ικανοποιούν τους αρχικούς στόχους – χρησιμοποιούν αποδεδειγμένες  project, program και portfolio management πρακτικές.  Ενώ η επιτυχία είναι δεδομένη με την ανάδειξη αυτών των πρακτικών οι περισσότεροι οργανισμοί δεν δεσμεύονται στην ανάπτυξη δεξιοτήτων στο τομέα διαχείρισης έργων, με μόνο 1 στους 4 εργαζομένους σε έναν ολόκληρο οργανισμό να χρησιμοποιούν τυποποιημένες πρακτικές. Αυτό οφείλεται μερικώς στην έλλειψη σαφήνειας γύρω από το πώς ο τομέας διαχείρισης έργων βοηθά τους οργανισμούς να επιτύχουν τους στρατηγικούς στόχους τους.  Σύμφωνα με την έρευνα που διεξήχθη, μόνο ένα μικρό τμήμα εταιριών λίγο πάνω από το μισό των ερωτηθέντων δηλώνει ότι κατανοεί πλήρως την αξία της διαχείρισης έργων και λιγότερες από τις μισές δηλώνουν ότι τα έργα που αναλαμβάνουν ακολουθούν πλήρως την στρατηγική του οργανισμού σύμφωνα με την αναφορά του 2016.

Η χρήση των PMOs και άλλων αποδεδειγμένων παραγόντων επιτυχίας, όπως εστίαση στην εκπαίδευση και ανάπτυξη δεξιοτήτων καθώς επίσης η δέσμευση της ανωτέρας διοίκησης στους παράγοντες αυτούς, παρέμειναν στο ίδιο επίπεδο ή και μειώθηκαν έναντι της προηγούμενης χρονιάς.

Τα καλά νέα; Η κατανόηση της δυναμικής του τομέα της διαχείρισης έργων δημιουργεί την ευκαιρία στον οργανισμό να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Για παράδειγμα, οργανισμοί, οι οποίοι κατανοούν την διαχείριση έργων ως ρόλο, επάγγελμα και οργανωτική επάρκεια σπαταλούν δεκατρείς φορές λιγότερους χρηματικούς πόρους. Και εκείνοι οι οργανισμοί, οι οποίοι εργάζονται για την δημιουργία μιας κουλτούρας που υπολογίζει και αξιοποιεί την διαχείριση έργων αναφέρουν ότι το 71% των έργων  τους επιτυγχάνει τους πρωταρχικούς στόχους ενώ οργανισμοί οι οποίοι δίδουν χαμηλή προτεραιότητα στην δημιουργία μιας τέτοιας κουλτούρας παρουσιάζουν μόνο ένα 52% επιτυχίας στα έργα τους.

Τα τελευταία χρόνια η έρευνα του PMI (PMI’s Pulse of the Profession) έδειξε ότι επιτυχημένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν αποδεδειγμένες project, program και portfolio management πρακτικές. Αναπτύσσοντας τις σωστές δεξιότητες και θέτοντας προτεραιότητες, οι οργανισμοί είναι σε θέση να προάγουν μια κουλτούρα που τοποθετεί την διαχείριση έργων ως παράγοντα υψηλής απόδοσης.

 Η αναφορά Pulse 2016 έδειξε ότι οι οργανισμοί με μεστή ωριμότητα στη διαχείριση έργων ξεχωρίζουν σε τρία δυνατά σημεία: Στοχεύουν πέραν από τεχνικές ικανότητες, δεσμεύουν χρηματοδοτήσεις και κατανοούν το στρατηγικό ρόλο ενός επιχειρησιακού γραφείο διαχείρισης έργων (EPMO – Enterprise wide project management office). Όταν οι οργανισμοί αναπτύξουν τις ιδανικές δεξιότητες – έναν δηλαδή συνδυασμό τεχνικής, ηγετικής, στρατηγικής και επιχειρησιακής εμπειρογνωσίας (expertise) – περισσότερο του 40%  των έργων τους ικανοποιούν τους επιχειρηματικούς στόχους. Οργανισμοί των οποίων το 80% των έργων τους υποστηρίζεται διοικητικά  παρουσιάζουν μέσο όρο 65% περισσότερα έργα που ικανοποιούν τους στόχους τους. Ενώ σε οργανισμούς με λιγότερο του 50% των έργων τους που υποστηρίζονται από ενεργά διοικητικά στελέχη το 46% των έργων τους κατά μέσο όρο ικανοποιούν τους στόχους τους. Και οργανισμοί που εναρμονίζουν το επιχειρησιακό γραφείο διαχείρισης έργων με την στρατηγική του οργανισμού αναφέρουν περισσότερα από 27% έργα ολοκληρωμένα επιτυχώς και 42% λιγότερα έργα με scope creep.

Για να γίνουν όμως αντιληπτά τα οφέλη των πρακτικών στη διαχείριση έργων, ηγετικά στελέχη έργων θα πρέπει να ενημερώσουν τα ανώτερα στελέχη του οργανισμού για τη δυναμική αυτή.  Η έρευνα του PMI (PMI’s Pulse of the Profession) έδειξε ότι ανώτερα στελέχη και διευθυντές γραφείων διαχείρισης έργων συχνά έχουν διαφορετικές αντιλήψεις για την ικανότητα του οργανισμού να σχηματίζει επιτυχώς στρατηγικές, να καθορίζει προτεραιότητες, να χρηματοδοτεί έργα και να εκτελεί στρατηγικά έργα, και τέλος να αναγνωρίζει τα lessons learned. Για παράδειγμα, το 83% ηγετικών ανώτερων στελεχών πιστεύει ότι ο οργανισμός τους διαμορφώνει επιτυχώς τις κατάλληλες στρατηγικές για εναλλασσόμενες συνθήκες στην αγορά, σε σύγκριση με ένα 59% διευθυντών γραφείων διαχείρισης έργων. Παρομοίως, περίπου τα τρία τέταρτα των ανώτερων στελεχών δήλωσαν ότι ο οργανισμός τους κατανοεί πλήρως την αξία της διαχείρισης έργων, ενώ λιγότερο από το μισό των ερωτηθέντων διευθυντών γραφείων διαχείρισης έργων απάντησε το ίδιο.

Για την επίλυση των κενών αυτών και την δημιουργία μιας κουλτούρας, η οποία προσδίδει αξία στη διαχείριση έργων και προγραμμάτων , η αλλαγή πρέπει να ξεκινήσει από τα υψηλά επίπεδα διοίκησης. Το τελικό αποτέλεσμα θα ενισχύσει τον δείκτη επιτυχίας στα έργα και συνάμα θα τονώσει την δημιουργικότητα των υπόλοιπων στελεχών.

 

 

Bibliography

Project Management Institute (PMI), 2016. Ahead of the pack. PM Network, April.

Project Management Institute, 2015. Capturing the Value of Project Management. Report Pulse of the Profession.

Project Management Institute, 2016. The High Cost of Low Performance. Pulse of the Profession.