Το PMI Greece Chapter ήταν φέτος χορηγός στο 4o Facility Management Conference που διοργανώνεται από την Boussias Communications.  Το Facility Management είναι η ολοκληρωμένη προσέγγιση για τη λειτουργία, συντήρηση, βελτίωση και προσαρμογή των κτιρίων και υποδομών ενός οργανισμού με στόχο μείωση του λειτουργικού κόστους, τη μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας, την προστασία του περιβάλλοντος,  την βελτίωση των εργασιακών συνθηκών και της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών.  Το φετινό συνέδριο είχε ως βασικό θέμα την διαχείριση των κτιρίων και υπηρεσιών ενός αεροδρομίου το οποίο αποτελεί έναν από τους πιο σύνθετους οργανισμούς που το Facility management εξυπηρετεί.

Μεταξύ των ομιλητών ήταν και ο Πρόεδρος του PMI Greece Chapter, Δρ. Πάνος Χατζηπάνος ο οποίος παρουσίασε την αξία του Προτύπου Portfolio Management  του PMI για την αποτελεσματική εφαρμογή της στρατηγικής των επιχειρήσεων στον κλάδο κατασκευών και διαχείρισης υποδομών.

Ο κ. Χατζηπάνος αρχικά παρουσίασε τα βασικά χαρακτηριστικά των κατασκευαστικών έργων και τα προβλήματα που αυτά παρουσιάζουν όπως η χαμηλή παραγωγικότητα, το ανειδίκευτο προσωπικό, αδυναμίες τυποποίησης, αδυναμία δημιουργίας πρωτοτύπων, σπατάλη πόρων και έντονος ανταγωνισμός – ο οποίος πολλές φορές είναι αυτοκαταστροφικός- μεταξύ των συνεργαζόμενων επιχειρήσεων στο ίδιο έργο.  Ειδικότερα η έλλειψη ικανοτήτων διοίκησης και διαχείρισης έργων έχει αποδειχθεί ότι ευθύνεται για το 90% των αποτυχιών στον κατασκευαστικό κλάδο.

Παγκοσμίως υφίσταται 15,6% σπατάλη πόρων και ειδικότερα σε έργα υποδομών αυτή ανέρχεται στο 14%. Σε κάποιες χώρες η σπατάλη ανέρχεται ακόμα και στο 25%.  Ο κύκλος ζωής των κατασκευαστικών εταιριών είναι μόλις 7,3 χρόνια.  Τα έργα από τα οποία αντλήθηκαν τα στοιχεία αφορούσαν το χρονικό διάστημα 2005 με 2012 και αφορούσαν συγχρηματοδοτούμενα έργα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Αναφορικά με την συνοχή των έργων στην Ευρωπαϊκή ένωση τα σημαντικότερα προβλήματα εντοπίζονται στις εξής παραμέτρους:

  • Έλλειψη risk management και αποτελεσματικής επικοινωνίας
  • Αδυναμία στην διοίκηση και διαχείριση  έργων
  • Έλλειψη επαγγελματισμού
  • Περιορισμένη δυνατότητα αξιολόγησης και επιλογής  έργων
  • Μη ξεκάθαρη ρόλοι και ευθύνες

Αυτό έχει ως αποτέλεσμα μόνο το 47% των έργων να τελειώνουν εντός του χρονικού ορίου, να χάνετε το 36% των χρημάτων, το 53% έχουν συνεχή υποστήριξη από τους σπόνσορές τους ενώ μόνο το 8% είναι έργα υψηλής απόδοσης.

Κατόπιν έγινε παρουσίαση των αποτελεσμάτων εταιριών που εφαρμόζουν βέλτιστες πρακτικές μεταξύ των οποίων το portfolio management, οι οποίες από τις διαδικασίες που εφαρμόζουν στην επιλογή, τεκμηρίωση και υλοποίησης των έργων,  έχουν το μισό κόστος σε απώλειες ενώ απολαμβάνουν την διπλάσια απόδοση από τα έργα τους σε σύγκριση με όσες δεν εφαρμόζουν τις πρακτικές αυτές.

Τα πρότυπα του PMI που είναι ταυτόχρονα του ANSI, έχουν άμεση σχέση σε facility management .  Στις περισσότερες πιστοποιήσεις για Facility Management δεν είναι τυχαίο ότι το μεγαλύτερο μέρος της ύλης αναφέρεται στη διοίκηση έργων και ειδικά στο level 7 στην διοίκηση χαρτοφυλακίου έργων.

Οι θεμελιώδης αρχές του portfolio management του PMI σύμφωνα με την 4η έκδοση του σχετικού Προτύπου απαντούν στα ερωτήματα  «Έχουμε ανάπτυξη ωριμότητα στην διοίκηση έργων αλλά αναλαμβάνουμε τα σωστά έργα που ανταποκρίνονται τα μέγιστα στην στρατηγική μας; έχουμε ξεκάθαρη στρατηγική; Μπορούμε να μειώσουμε την σπατάλη; μπορούμε να προβλέψουμε και να αποτρέψουμε αρνητικές εξελίξεις; ..» .

To Portfolio Management είναι κατ’ ουσίαν είναι το εργαλείο που οδηγεί στην αποτελεσματική εφαρμογή της στρατηγικής της κάθε επιχείρησης και την εφαρμογή του συνόλου των καλών πρακτικών που οδηγούν στα βέλτιστα αποτελέσματα, ευθυγραμμίζει τα  υπό εκτέλεση έργα με την στρατηγική, βελτιστοποιεί την χρήση των πόρων και την επιχειρηματική απόδοση, την εξάσκηση ηγεσίας στην κατανομή και έλεγχο πόρων και τον αποτελεσματικό σχεδιασμό.

Σύμφωνα με έρευνα του σε 5.000 μικρομεσαίες επιχειρήσεις παγκοσμίως το 2015, διαπιστώθηκε ότι οι επιχειρήσεις που εφαρμόζουν το Portfolio management απολαμβάνουν 14 φορές πιο επιτυχή αποτελέσματα.

Οι γνωστικές  περιοχές στις οποίες ωφελούνται μέγιστα οι οργανισμοί που διαχειρίζονται έργα υποδομών εφαρμόζοντας το Portfolio Management, είναι η εφαρμογή αποτελεσματικής  στρατηγικής, βέλτιστη διακυβέρνηση, Value Management, διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών, αποτελεσματική διαχείριση Κινδύνων, βέλτιστη διαχείριση και κατανομή πόρων και βελτίωση των ικανοτήτων τους και ένα καλό σχέδιο διοίκησης επικοινωνιών.

Ο κ. Χατζηπάνος έκλεισε την παρουσίασή του αναφέροντας ότι με την εφαρμογή του Portfolio Management  ακόμα και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις στο κλάδο της κατασκευής υποδομών μπορούν να ωφεληθούν σημαντικά.