Το άρθρο πραγματεύεται την αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας, μέσω χρήσης εργαλείων project management, που οι startup εταιρείες επιλέγουν.

Ποια εργαλεία λοιπόν, είναι τα πιο κατάλληλα;

Ο Ryan Robinson, σύμβουλος content marketing αναφέρει χαρακτηριστικά: ‘Όταν τα εργαλεία project management απαιτούν μεγαλύτερο φόρτο εργασίας από το ίδιο το έργο, τότε υπάρχει ουσιαστικό θέμα.’ Είναι σημαντικό για όλες τις επιχειρήσεις να μπορούν να λειτουργήσουν αποτελεσματικά και ιδιαίτερα τις τεχνικές ομάδες, όπου ένα λάθος μπορεί να οδηγήσει στη διάλυση του έργου και στην επανάληψή του από την αρχή.

Έτσι, αντιλαμβανόμαστε τη σημασία που έχει για ένα project manager να μπορεί να επιβλέπει όλο το έργο και να επικοινωνεί ανά περίπτωση με τα κατάλληλα άτομα, χρησιμοποιώντας τα εργαλεία που οδηγούν στο καλύτερο αποτέλεσμα και σε βοηθούν να αποφύγεις οποιαδήποτε τρικυμία.

Έτσι, στη συνέχεια θα αναφερθούμε στα δημοφιλή εργαλεία που χρησιμοποιούν οι εννέα από τις σημαντικότερες ομάδες στον κόσμο και κυρίως θα εντοπίσουμε γιατί τα χρησιμοποιούν.

Είναι σημαντικό ότι για να ξεχωρίσει στη σημερινή εποχή μια επιχείρηση, πρέπει να προσδίδει μοναδικότητα και ενδιαφέρον. Το σημαντικότερο όμως εσωτερικά είναι να μπορεί να πετυχαίνει την προθεσμία του έργου και τον προϋπολογισμό του.

Ben Mezrich, αναφέρει στο βιβλίο του, The Accidental Billionaires, ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να παρακολουθούν αλλά και να μαθαίνουν από τις επιτυχίες και τις αποτυχίες των άλλων για να μπορούν να κατανοήσουν και να προβλέψουν τη δική τους.

Ας δούμε κάποιες από τις επιλογές σημαντικών ομάδων:

1. Uber

Η επιχείρηση χρειάζεται να παρακολουθήσει εκατομμύρια οδηγούς ανά τον κόσμο, να δημιουργήσει τα καλύτερα εργαλεία για αυτούς και να διαχειριστεί τις καθημερινές λειτουργίες μιας εταιρείας αξίας 69 δισεκατομμυρίων δολαρίων. Η επιλογή της τεχνικής ομάδας του Uber, είναι το Asana, ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που ιδρύθηκε από τον συνιδρυτή του FacebookDustin Moskovitz.

Αποτελεί ένα web based εργαλείο και επιτρέπει τη δημιουργία αυτόνομων χώρων εργασίας για καθεμία από τις ομάδες, στους οποίους μπορούν να προσθέσουν και να διαχειριστούν έργα και εργασίες. Κάθε εργασία παρακολουθείται και οι χρήστες ενημερώνονται, με στόχο να διασφαλιστεί ότι κάθε εργασία έχει ένα ξεκάθαρο επόμενο βήμα έτοιμο. Αυτός ο συγκεκριμένος τρόπος λειτουργίας και διαχείρισης έχει επιλεγεί και από εταιρείες δισεκατομμυρίων δολαρίων όπως τοAirbnb και το Pinterest.

2. CNET

Με πάνω από 200 εκατομμύρια αναγνώστες σε όλο τον κόσμο, η CNET είναι η πιο διαδεδομένη πηγή ειδήσεων στο διαδίκτυο. Ιδρύθηκε το 1994, αναπτύχθηκε γρήγορα και εξαγοράστηκε από τη CBS στα τέλη της δεκαετίας του 2000 σε μια συμφωνία πολλών δισεκατομμυρίων δολαρίων.

Ένα τόσο μεγάλο δίκτυο, χρειάζεται ένα αντίστοιχο εργαλείο διαχείρισης έργου και έχει επιλεγεί το Planio, ένα εξαιρετικά ευέλικτο εργαλείο, το οποίο είναι χτισμένο πάνω στο έργο ανοιχτού κώδικα Redmine και βελτιστοποιημένο για τεχνικές ομάδες με ενσωματωμένα Git και SVN, πρόσθετη ασφάλεια, ομαδική συζήτηση και help desk. Αυτό αποτελεί σύμφωνα με τον σύμβουλο της CNET, Luis Ferrao, το κύριο εργαλείο για τη ροή εργασίας.

3. Dribbble

Η ηλεκτρονική πλατφόρμα show-and-tell που εξειδικεύεται στην κοινότητα σχεδιασμού, φιλοξενεί πλέον σχεδόν μισό εκατομμύριο χαρτοφυλάκια σχεδίασης και έχει γίνει μία από τις μεγαλύτερες πηγές για ανεξάρτητους σχεδιαστές. Για να εξυπηρετήσει μια κοινότητα τόσο επιλεκτική, χρησιμοποιεί το εργαλείο Flow, για να κρατήσει τα σχέδιά τους σε τάξη. Το εργαλείο αυτό είναι απλό και γρήγορο. Έχει πολλά στοιχεία UX και επικεντρώνεται στη σχεδίαση, καθιστώντας το, ιδανικό συνεργάτη για Dribbble. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που επιλέχθηκε, τόσο εσωτερικά όσο και για την καθημερινή δουλειά των μεμονωμένων μελών της ομάδας», εξηγεί η Sarah Kuehnle, director of product.

4. Dropbox

Με πάνω από μισό δισεκατομμύριο χρήστες, η τεχνική ομάδα στο Dropbox πρέπει να κάνει ό, τι είναι δυνατόν για να διατηρήσει τη λειτουργία της, επιλέγοντας Dropbox Paper, μια εσωτερική λύση, που βοηθά τους project managers να συλλαμβάνουν, να οργανώνουν και να ιεραρχούν τα θέματα, να σχεδιάζουν sprints, και να λαμβάνουν αναφορές σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το έργο. Και ενώ δεν είναι το πιο ευέλικτο σύστημα διαχείρισης έργων, επιτρέπει στην ομάδα να εργάζεται γρήγορα και να διατηρεί όλα τα αρχεία και τις εικόνες σε κεντρική θέση.

Σύμφωνα με τον Product Manager DJ Chung, το Dropbox Paper αποτελεί ένα εργαλείο για να μεταφέρουν γρήγορα τις ιδέες με λέξεις, εικόνες, κώδικα και αναφορές σε άλλα έγγραφα και εργαλεία λογισμικού ενώ ενσωματώνεται με άλλα εργαλεία που χρησιμοποιούν καθημερινά, όπως Slack, InVision και Trello, υποστηρίζοντας τις ομάδες στη διαχείριση εργασιών.

5. Kickstarter

Η μεγαλύτερη πλατφόρμα crowdfunding στον κόσμο δίνει έμφαση στη συνεργασία και για να διαχειριστεί τις ομάδες του, χρησιμοποιούν το Trello – ένα εργαλείο διαχείρισης έργου τύπου Kanban, που επιτρέπει να δημιουργούν πίνακες και κάρτες για να παρακολουθούν την πρόοδο των έργων και των ομάδων. Το Trello βασίζεται περισσότερο στην οπτική απεικόνιση και επικεντρώνεται στη σαφήνεια, καθιστώντας εύκολο τον γρήγορο εντοπισμό του ποιος εργάζεται σε τι μέσα στο έργο αλλά και κατανοεί πού βρίσκεται οποιοδήποτε στάδιο του έργου. Σε κάθε έργο ή ομάδα ανατίθεται ένα board, το οποίο μπορεί να γεμίσει με κάθετες λίστες με κάρτες. Καθώς τα έργα προχωρούν, κάθε κάρτα μετακινείται στην επόμενη λίστα.

Το Trello είναι ιδανικό για την οπτική παρακολούθηση των έργων και ένα από τα αγαπημένα του Silicon Valley, με εταιρείες όπως το Medium, Buffer και το Producthunt που το χρησιμοποιούν επίσης για να εκτελέσουν τα έργα τους.

6. Ghostery

Στόχος της επιχείρησης είναι να μειώνει την καθυστέρηση στην περιήγηση στο Web. Η δωρεάν εφαρμογή περιήγησης ανιχνεύει και αποκλείει τις τεχνολογίες παρακολούθησης στους ιστότοπους που επισκέπτεστε, προκειμένου να επιταχύνει τα φορτία σελίδας, να εξαλείψει την ακαταστασία και να προστατεύει τα δεδομένα και το απόρρητο. Για να διατηρήσει το προϊόν του ενημερωμένο χρησιμοποιεί κυρίως το Roadmunk και τη Jira.

Το Roadmunk είναι μια εφαρμογή ιστού που διευκολύνει τη δημιουργία road maps και διαγραμμάτων Gannt, ενώ η Jira είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων Agile της Atlassian.

Ο διευθυντής διαχείρισης προϊόντων, Jeremy Tillman αναφέρει ότι το Roadmunk χρησιμοποιείται στην ουσία για τη δημιουργία σχεδίων στρατηγικής για προϊόντα ευρείας εμβέλειας, 6-12 μήνες. Όσον αφορά την καθημερινή διαχείριση έργων, το εργαλείο που επιλέγεται είναι το Jira,  για να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν διάφορα αιτήματα όπως  ένα νέο χαρακτηριστικό, βελτίωση προϊόντων, διορθώσεις σφαλμάτων ή εργασίες κτλ. Ο Tillman, προσθέτει ότι το Jira μπορεί να αποτελέσει ένα δύσκολο εργαλείο για μικρότερες ομάδες.

7. WeWork

Η αποτίμηση της εταιρείας σε 20 δισεκατομμύρια δολάρια εξαρτάται από την ικανότητά της να φέρνει δεδομένα, πληροφορίες για το χώρο των γραφείων ενοικίασης και για το λόγο αυτό έχουν επιλέξει ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που προσφέρει επισκόπηση υψηλού επιπέδου για κάθε έργο σε πολλές διαφορετικές ομάδες, το Jira. Το μεγάλο όφελος του εργαλείου είναι η ευρύτερη άποψη της προόδου του έργου με σαφήνεια. Ο Software engineer Alex Choi, αναφέρει ότι δοκιμάσαν πολλές επιλογές, και επέλεξαν το Jira όχι γιατί  το αγαπάνε, αλλά επειδή κάνει ό, τι χρειάζονται.

8. Groupon

Παρά τη πτώση των τελευταίων ετών, ήταν μία από τις ταχύτερα αναπτυσσόμενες εταιρείες του κλάδου, αγγίζοντας το 1 δισ. δολαρίων σε μόλις 16 μήνες από την έναρξή της. Σήμερα, μπορείτε να βρείτε χιλιάδες προσφορές, με δισεκατομμύρια πωλήσεις να υποβάλλονται σε επεξεργασία κάθε χρόνο. Για τη διαχείριση αυτή, χρησιμοποιεί διάφορα εργαλεία, συμπεριλαμβανομένου του Basecamp.

Το Basecamp ήταν μία από τις πρώτες λύσεις λογισμικού διαχείρισης έργων που κυκλοφόρησε και δίνει μια γρήγορη εικόνα για το έργο, χωρίζοντας την επικοινωνία και την παρακολούθηση των έργων σε μια κεντρική σελίδα, ομάδες, και τελικά έργα. Χρήστες του είναι και οι εταιρείες 9GAG και Harvest.

9. Netflix

Η Netflix είναι μία από τις μεγαλύτερες πλατφόρμες περιεχομένου στον κόσμο, με πολλά που πρέπει να παρακολουθήσουν, από την ανάθεση και την παραγωγή πρωτότυπου περιεχομένου δισεκατομμυρίων δολαρίων, στη διατήρηση υπηρεσιών συνεχούς ροής για σχεδόν 100 εκατομμύρια χρήστες σε σχεδόν όλες τις χώρες του κόσμου. Για τις τεχνικές ομάδες, επέλεξαν το Confluence, εργαλείο διαχείρισης έργου και ομαδικής συνεργασίας της Atlassian. Επιτρέπει τη δημιουργία εγγράφων ως ομάδα, την ανατροφοδότηση στο περιβάλλον και την επανάληψη μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία.

Reference:

Link: https://www.inc.com/jeff-haden/9-project-management-tools-worlds-top-startups-actually-use.html